Gedragen besluitvorming
Hoe werkt het?
Inleiding: besluitvorming in deze tijd
Zoals we allemaal wel weten, worden we als mens in deze tijden steeds individueler en (zelf)bewuster. Dat betekent ook dat we als mens ons eigen oordeel willen vormen, mondig zijn over iets dat ons aangaat, en het vermogen hebben zelfstandig een besluit te nemen, vanuit onze visie op en verbinding met een vraagstuk of probleem.
Bij veel besluiten zijn ook anderen betrokken. Dan wil je graag je eigen oordeel volgen, maar toch zijn de meeste mensen wel genegen om ook het belang, de mening en de visie van de ander mee te wegen in besluitvormingsprocessen. Vaak lukt het niet om het hele proces zo vorm te geven, dat die persoonlijke belangen, meningen en visies ook echt recht worden gedaan, en tegelijkertijd waar nodig kunnen worden overstegen. Ondanks goede wil, verschijnen er problemen. Bijvoorbeeld toch een conflict, traagheid in de besluitvorming of juist een te sterke resultaatgerichtheid, teleurstellingen in de mate van betrokkenheid van mensen of gebrek aan openheid voor een gesprek.
De techniek van de gedragen besluitvorming helpt om de ander te horen, jezelf te kunnen uitspreken, je eigen voorkeuren te kunnen loslaten, je eigen bezwaren en die van anderen serieus te nemen, je eigen perspectief te verruimen dankzij de ander. Dit gezamenlijke leer- en besluitvormingproces, waarbij uiteindelijk besloten kan worden wat in het licht van het geheel het goede is om te doen, werkt gemeenschapvormend. Het draagt eraan bij dat het op den duur gewoon wordt om de ander altijd mee te nemen in besluitvorming, waar te nemen wanner ‘het proces niet klopt’, en dan op te staan voor dit proces. Vanuit ons eigen morele kompas.
Vraagstuk vaststellen
Als je een beslissing gaat nemen, moet je eerst weten waarover. In de praktijk wordt dat toch vaak vergeten even duidelijk te maken: wat is eigenlijk het vraagstuk? Daarmee begint een gedragen besluitvormingsproces: met het vaststellen van wat het vraagstuk eigenlijk is. Dat heeft meestal al een verbindende werking, omdat het een uitnodiging is samen op onderzoek te gaan naar wat het goede is om te doen, in het licht van het geheel, vanuit vertrouwen dat je er samen uit gaat komen. Naarmate meer ervaring is opgedaan met gedragen besluitvorming, groeit dit vertrouwen.
Besluitgroep vormen (1 – 5 personen)
Dan kies je, bij voorkeur met een procesbegeleider erbij, wie voorop zullen gaan in de vormgeving van het besluitvormingsproces (volgens de hierna genoemde fasen en werwijze) en uiteindelijk de knoop door zullen hakken. Waarbij ze het belang van de gemeenschap zwaarder zullen laten wegen dan het eigen belang. Deze groep wordt gekozen, tijdens een gesprek met de bij het vraagstuk betrokkenen, op grond van de capaciteiten die mensen uit de gemeenschap hen toeschrijven. Eén persoon wordt gekozen die binnen de gekozen groep de knoop mag doorhakken als het niet lukt om in consensus te beslissen (wat niet vaak voorkomt).
Dan gaat de besluitgroep de volgende stappen in het besluitvormingsproces vormgeven. Hoe dat precies gaat, kan per vraagstuk verschillen. Hieronder beschrijf ik één van de vormen die vaak voorkomen.
Zo zou je op een school bijvoorbeeld een besluitgroep kunnen vormen rondom het vraagstuk: hoe gaan we de formatie vormgeven volgend jaar? Daarbij heeft de groep zich natuurlijk te houden aan de formele afspraken die er zijn gemaakt, voor zover die ook echt vaststaan. Het kan ook gaan om vraagstukken over hoe Kerst of Sinterklaas gevierd gaat worden dit jaar. Als het besluitvormingsproces is doorlopen langs de volgende fasen, ontstaat er gezamenlijk bewustzijn over wat voor iedereen belangrijk of van waarde is, wat praktische kanten zijn waar rekening mee moet worden gehouden, hoe (verschillend) iedereen erover denkt, wat iemands voorkeuren zijn. En uiteindelijk: een gezamenlijk gedragen besluit over wat het goede is om te doen in het licht van het geheel.
Beeldvorming
De besluitgroep begint met beeldvorming: ze moet zich een beeld vormen van het vraagstuk, en betrekt daarbij de gemeenschap, en eventueel ook vakmensen als dat nodig is. Hier is iedereen vrij om te zeggen hoe hij of zij ernaar kijkt, welk perspectief belangrijk is enzovoort.
Aan het einde van de beeldvormingsfase formuleert (of tekent) de besluitgroep een samenvattend beeld van het vraagstuk.
Alternatieven vormen en bespreken
De volgende stap is om verschillende mogelijke besluiten naast elkaar te zetten. De besluitgroep staat daar voor de taak om ook de alternatieven die niet zo voor de hand liggen, of die ze zelf niet zo zien zitten, toch als een mogelijkheid te beschrijven voor de gemeenschap. Daarmee wordt namelijke het oordeelsvormingsproces van de gemeenschap gefaciliteerd en ontstaat er een breed en onderzoekend gesprek over de alternatieven. Want aan elke mogelijkheid kleven wel voor- en nadelen. De besluitgroep benoemt die ook, bij elk alternatief. Tevens geeft de groep de uitersten aan: dat zijn de mogelijkheden die niet meer realistisch zijn, zodat men weet binnen welke grenzen de alternatieven liggen. Als het gaat om het bespreken van de formatie, kan het zijn dat er verschillende duo’s gevormd zouden kunnen worden voor verschillende klassen, sommige leraren hun klas houden, in andere alternatieven juist een andere klas krijgen, nieuwe leraren zullen worden aangenomen (misschien iemand die al als vervanger heeft gewerkt, misschien juist iemand anders).
In het gesprek over de alternatieven, kunnen mensen hun voorkeuren aangeven. Vaak komen ook nieuwe alternatieven naar voren, en niet zelden ook een alternatief waarbij iets gemeenschappelijks gaat leven, vanuit het gevoel: ja , dit is het, of: ja deze kant moet het op.
Voorgenomen besluit
De besluitgroep gaat op basis van de alternatievenbespreking een voorgenomen besluit formuleren. Nu wordt het nog verder concreet en vaak meer gedetailleerd. Niet alle details zijn altijd besproken met de hele groep. Dat hoeft ook niet. Het gaat erom dat de besluitgroep vanuit haar toenemende verbinding met het vraagstuk de inhoudelijke ‘oplossing’ gaat zien én weet waar draagvlak voor is in de gemeenschap.
Het voorgenomen besluit wordt vervolgens voor een bezwarenonderzoek voorgelegd aan de gemeenschap. Als iemand zwaarwegend bezwaar heeft, wordt in een gesprek onderzocht of het bezwaar kan worden weggenomen. Vaak heeft iemand een bezwaar waaraan tegemoet kan, of zelfs moet, worden gekomen of dat kan worden opgelost, door nieuw inzicht bij de bezwaarmaker of door een aanpassing van het besluit. Soms kan dat echter niet en dan hakt de besluitgroep de knoop door.
Aankondiging besluit
Tot slot kondigt de besluitgroep aan, op schrift, wat het definitieve besluit is geworden. Eventuele vergissingen kunnen er dan nog uitgehaald worden.
Definitief besluit
Het besluit wordt definitief door er op een bepaalde manier bij stil te staan dat dit het definitieve besluit is. Dat kan ook door b.v. een handtekening te zetten, of een bepaald klein ritueel gebaar met elkaar te doen.
'Werken met gedragen besluitvorming vraagt om een attitude verandering. En dat vind ik een verrijking'. M. Thomas, deelnemer scholingstraject gedragen besluitvorming 2021; voorzitter woonproject Ubuntuplein Zutphen
Opheffen besluitgroep
Als het besluit is uitgevoerd, wordt de besluitgroep opgeheven.
© De Grondsteen 2024
